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商用英文書信這樣寫－3步驟帶你一次搞定職場必備商用英文書信！
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發佈時間：2021/05/09
更新時間：2025/01/06
商用英文書信這樣寫－3步驟帶你一次搞定職場必備商用英文書信！
▶ 寫好商用英文書信，只要3步驟！
商用英文書信往來因國際化關係而成為國人必備的技能，但一封好的商用英文書信到底該怎麼寫比較恰當，不會讓對方感覺詞不達意，其實寫一封商用英文書信只要謹記寫這封信的用途、解決方法、結論，再加上一些撰寫的訣竅與技巧，就可以提高商用英文書信內容的豐富度與專業度，好好圍繞這樣的主軸就可以寫好一封商用英文書信！一般來說，商用英文書信的種類包括以下幾種：
| 公司內部 | 備忘錄／會議通知、辭職信 |
| 公司外部 | 銷售信、邀請函、客訴抱怨信、後續追蹤信 |
STEP1 商用英文書信的用途
動機：寫這封信的目的，告訴對方「為什麼、原因」告訴收信者「為何收到這封信」可以讓對方在最短時間內了解此封信的目的，另外，如果連為何寫這封商用英文書信的用途都不知道，那在下筆的第一句話甚至第一個字就有可能發生錯誤用詞的情況發生而讓這封信件的主旨偏離，故了解商用英文書信用途絕對會是撰寫的第一步！
| I am writing to enquire about... | |
| In reply to... | |
| Thank you for your email about/regarding... |
STEP2 商用英文書信的內容
動作：寫這封信的內容，告訴對方「雙方需要做到的事情、解決方法」在了解商用英文書信的用途之後，第二步驟就是要寫出此特定主旨的解決辦法，即需要針對此封信件所言的目的來做處理，一般來說，在書信內容的撰寫上需對應主旨的目的，而除了呼應主旨以外，更要提供細節資訊給對方！
| You will be pleased to learn that… We are excited to inform you that… I am afraid that… Unfortunately... | |
| I would like to... It would be nice if you... I would be grateful if you could… | |
| What would you advise? Please advise/inform us of... | |
| I am attaching… Please find attached... |
STEP3 商用英文書信的結論
結論：寫這封信的內容，告訴對方「進一步的發展」一般在商用英文書信的最後結論可以用以下範例句子來提到後續可能的發展，尤其是後續的聯繫狀況，並可重申此封信件的主旨目的
Please contact us if...
I look forward to hearing from you.
Please contact us if you have any questions.
英文書信往來常見縮寫整理
在書信英文中常常看到許多英文縮寫，多是為了快速表達而產生出的縮寫，建議大家可以筆記下來以避免真的遇到的時候還要查詢意思，也可以在實際的情境中好好使用：| 職場常見英文縮寫與英文意思 | 中文意思 | |
|---|---|---|
| ASAP | As soon as possible | 盡快 |
| BCC | Blind carbon copy | 密件副本 |
| c.c. | Carbon copy | 副件、副本 |
| e.g. | Exempli gratia | 舉例來說 |
| EOD | End of the day | 下班前 |
| ETA | Estimated time of arrival | 預計到達的時間 |
| ETD | Estimated time of departure | 預計送出的時間 |
| FAQ | Frequently asked questions | 常問的問題 |
| Fw/Fwd | Forward | 轉寄 |
| FYI | For your information | 供你參考 |
| KPI | Key performance indicators | 關鍵績效指標 |
| N/A | Not applicable | 不適用 |
| TBA | To be announced | 待公佈 |
| WFH | Work from home | 在家辦公 |
在撰寫商用英文書信時，大致上只要貫徹「言簡意賅」、「用詞精確」即可，而如何寫好一封商用書信也有他的格式與常用字可以參考，建議同學在練習商用英文書信撰寫時，可以多請他人協助指教，不僅可以更清楚自己在撰寫上的盲點，也可以學習到更多專業的撰寫技巧！
洋碩美語商務英文書信課程
４堂課學會商用英文書信！從書信的功能種類認知到常用的商業單字整理，一步步的帶你寫好一封專業的商用英文書信！| 1 | ■ 商業書信之功能- Business correspondence ■ 公司內部文件- Internal correspondence (Memo/ Resignation) |
| 2 | ■ 商業書信之種類- Types of business correspondence ■ 公司外部文件- External correspondence (text message/ invitation) |
| 3 | ■ 如何寫好商業書信- How to write an effective business correspondence ■ 銷售類文件- Sales correspondence (promotion/ payment overdue) |
| 4 | ■ 商業書信常用字- Useful words for business correspondence ■ 其他類文件- Others (Recommendation Letter) |
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